人力資源團隊經常需要向特定員工群體發放電子名片。銷售團隊需要，招募人員需要，領導階層也需要。但許多其他員工並不需要。
挑戰很簡單如何在不手動設計每張名片或不允許創建未經授權的版本的情況下，為選定的員工創建電子名片？
QRCodeChimp 我們已經支持個人和批量創建電子名片。但許多企業希望流程更可控，員工透過表單提交個人訊息，人力資源部門審核通過後才能產生名片。
這正是全新審批式電子名片工作流程所帶來的優勢。以下將詳細介紹此次更新的工作原理，以及它如何幫助人力資源團隊更有效率、更有效地大規模創建名片。
挑戰：員工需要卡片，人力資源部門需要監管
讓我們來看看人力資源團隊在大規模創建員工電子名片時可能會遇到的一些問題。
數位卡沒有簡化的申請和審批流程。
許多企業希望僅為特定員工提供電子名片。但如果沒有合適的申請系統，人力資源部門最終只能手動製作名片或管理分散的電子表格。人力資源團隊需要簡單的方式讓員工提交個人訊息，以及一套結構化的審批流程，以便在製作名片前完成申請。
領域、設計和品牌方面的不一致
如果員工自行建立電子名片，他們可能會使用不同的佈局、顏色或結構。這會導致品牌版本衝突，給客戶、合作夥伴以及所有與團隊互動的人員帶來困惑。
追蹤所有電子卡
隨著組織規模的擴大，追蹤每位員工的卡片變得越來越困難。人工監控容易出現遺漏錯誤、重複卡片和資訊過時等問題，這些都會對公司形象造成負面影響。
如果能簡化建立請求的審批流程就好了，對吧？
請繼續閱讀，因為這次更新正是讓你做到這一點。 🤩
解決方案： QRCodeChimp基於審核的數位名片工作流程
QRCodeChimp 允許您為電子名片建立基於審批的工作流程。
首先，建立一個批次處理文件作為主模板，然後從中產生表單。員工透過此表單提交個人訊息，您可以選擇立即建立員工卡，還是在人力資源部門批准後才建立。
這樣一來，員工就可以透過簡單的方式申請卡片，同時人力資源部門也能完全掌控申請流程。
讓我們來看看這項新功能的主要亮點：
- 員工透過表格提交個人資料。
- 人力資源部門可以在卡片創建之前批准或拒絕申請。
- 保持所有卡片上的欄位一致。
- 所有創建的卡片都有序地保存在一個批次二維碼中。
- 整個系統易於擴展，即使是大型團隊也能輕鬆應付。
它如何使人力資源部門受益並降低其營運成本？
這種工作流程顯著減少了人力資源部門的人工工作量，同時維持了整個流程的結構化和可控性。員工無需再追蹤哪些人需要電子名片並手動創建，只需在需要名片時透過簡單的表格提交個人資訊即可。
人力資源部門無需再維護名單、跟進郵件或管理零散的請求。如果啟用審核流程，人力資源部門只需審核提交內容並批准即可。審核通過後，系統會使用預先定義範本自動產生電子名片並分享給員工。
這種方法既能確保所有卡片的一致性和合規性，又能允許員工按需產生卡片。人力資源部門可以進行全面監管，而無需進行微觀管理，因此即使團隊規模擴大或角色頻繁變動，該系統也能輕鬆擴展。
透過將卡片創建工作交給員工，並將人力資源部門的角色限制在簡單的審批上，這種工作流程可以顯著減少人力資源部門的工作量和持續的行政開銷。
逐步指南：如何設定基於核准的電子名片建立工作流程
設定基於審批的電子名片製作工作流程比您想像的要容易。只需按照以下簡單步驟即可開始。
第一步：建立您的電子名片結構
在這一步驟中，您將創建一個電子名片結構，所有員工創建的電子名片都將遵循該結構。您可以將其視為一個主範本。
1.1 前往 數位名片 解決方案並支援批量上傳。
1.2 在「內容」標籤上，您可以根據自己的需求和設計偏好，透過新增、刪除或重新排列欄位來建立和管理您的電子名片的結構。
1.3 儲存批次二維碼。
步驟 2：建立包含電子名片欄位的表單
保存完大宗商品後，請前往 表單二維碼解決方案 請依照以下步驟操作。
2.1 選擇表單的頁面代碼（URL）和設計。
2.2 新增表單欄位。請確保這些欄位與您新增至電子名片結構中的欄位一致。
2.3 啟用「表單提交時啟用建立著陸頁」選項。
2.4 將著陸頁類型設定為“電子名片”，選擇您在上一個步驟中儲存的大量名片。
2.5 點擊“開啟欄位對應視窗”，將表單欄位對應到電子名片的欄位。
2.6 選擇是在表單提交後立即建立電子名片，還是在您手動批准後建立。
2.7 儲存表單二維碼並將連結分享給您的員工。
備註如果您想更新電子名片的設計、欄位或結構，請先更新名片範本。然後更新表單，新增欄位並正確映射。儲存變更後，這些變更將應用於透過該表單建立的所有現有和未來電子名片。
步驟 3：核准電子名片製作
3.1 在「選擇何時建立登陸頁面」部分，選擇「在手動批准提交的表單回覆之後」。
3.2 前往“表單回覆”“ 並使用“表單名稱”識別正確的表單。“ 您在創建過程中輸入的內容。點擊「查看回應」即可查看所有提交內容。 批准 or 拒絕 根據需要使用。
3.3 若要接收有人提交表單時的電子郵件通知，請啟用「傳送核准請求的電子郵件通知」選項，並新增您要接收電子郵件的電子郵件地址。
一旦您批准了申請，電子名片將透過電子郵件發送給相應的名片持有人。每張新建立的名片記錄都會新增到大量記錄表中，方便您在一個地方管理所有資訊。
透過這種工作流程，人力資源部門無需主動管理電子名片的製作。員工僅在需要時申請電子名片，人力資源部門只需批准即可。這省去了人工跟踪，減少了後續的行政工作。
備註如果不需要人力資源部門審批，您可以停用「提交表單回覆後需手動審核」選項。只需將表單分享給員工，他們即可提交產生電子名片，無需任何人力資源部門的干預。
審批式電子名片對人力資源經理的好處
審批式工作流程既能為人力資源團隊提供所需的架構，又能確保員工操作簡單。以下是其主要優勢。
✅ 根據申請和批准創建卡片（只需極少的人力資源投入）
員工可以透過簡單的表格提交個人訊息，人力資源部門可以審核每份申請，審核通過後才會產生電子名片。這樣可以確保只有合適的員工才能收到名片，無需人工追踪，避免訊息分散。
人力資源部門不再需要追蹤哪些員工需要辦卡，也不需要手動建立卡片。員工發起申請，人力資源部門只需審批即可，減輕了日常工作量。
🎨 保持設計、結構和卡片字段的一致性
每張卡片都採用相同的佈局和品牌風格。人力資源部只需設置一次模板，所有員工卡片即可始終符合公司標準。
⚠️ 監督卡片創建過程，降低濫用風險
人力資源部會在創建卡片之前審核每份提交的訊息，以防止發布未經授權或不正確的資訊。
💻 在一個地方管理所有創建的電子名片
所有卡片都關聯到同一個批次批次。人力資源部門可以透過一個電子表格查看、篩選和管理這些卡片，無需翻閱分散的電子郵件或文件。
💼 加快新進員工入職速度
新進員工填寫表格後，人資部會迅速審核他們的員工卡。無需人工設計，沒有延誤，也沒有不一致之處。
包起來
基於審批的工作流程透過消除手動建立卡片、跟進和跟踪，減輕了人力資源部門的工作量。員工透過簡單的表單申請卡片，人力資源部門審核並批准申請，同時保持完全的控制權。
此次更新為人力資源團隊提供了一個更簡潔、更可靠的系統，用於大規模創建和管理員工卡。它能防止濫用、減少錯誤，並確保每張卡片都反映公司的身份資訊。
常見問題
人力資源部門能否控制哪些員工可以申請電子名片？
是的。人力資源部門透過僅與特定團隊、部門或內部管道共用表單來控制存取權限。即使表單被廣泛分享，也只有在人力資源部門批准提交（啟用審批功能後）後才會建立電子名片，從而確保只有授權員工才能收到名片。
如果員工提交了不正確或不完整的資訊會發生什麼？
人力資源部門可在「表單回覆」部分審核提交內容，如有需要更正，可予以拒絕。卡片只有在申請獲得批准後才會創建，從而防止發布不準確或不合規的卡片。
這個工作流程如何防止員工創造未經授權的卡片設計？
員工無需自行設計名片，只需透過預設表單提交資訊即可。最終產生的電子名片完全基於人力資源部門預先設定的模板，從而避免了出現與品牌不符的佈局、顏色或欄位。
人力資源部門可以在哪裡追蹤所有已批准和拒絕的信用卡申請？
所有提交內容和建立的卡片都會在大量二維碼記錄表和表單回覆儀表板中進行追蹤。人力資源部門可以集中查看審批狀態、篩選條目並管理所有員工卡片。
所有電子名片申請都必須經過人力資源部門審核嗎？
不。人力資源部門可以選擇在表單提交後立即建立卡片，還是僅在手動審批後才建立。這種靈活性允許團隊為敏感角色啟用審批流程，同時在需要時允許為受信任群體即時建立卡片。
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