人力資源部門的電子名片：大規模推廣應用的完整指南

名片上的資訊很難保持準確。職位會變動，員工會換團隊，電話號碼會更新，人員也會離職。紙質名片的每一次變動都會導致重印、延誤、浪費，也會增加人力資源部門需要處理的工作量。

人力資源部門可以使用電子名片，讓團隊更方便管理員工聯絡方式。人力資源部門可以更快地發放名片，無需重新印刷即可更新訊息，保持品牌形像一致，並在員工離職時暫停使用名片。

本指南展示了人力資源團隊如何從小規模試點到全公司範圍的項目，向員工推廣電子名片，同時保持對品牌、訪問權限、更新和離職的控制。

什麼是電子名片？為什麼它會出現在人力資源部門的辦公桌上？

電子名片是一種行動端友善的員工檔案，包含員工的姓名、職位、聯絡資訊、照片、公司資訊和連結。對人力資源部門而言，電子名片的價值不僅在於共享聯絡方式，更在於能夠透過可控的工作流程來發放、更新、管理和暫停員工名片。

有人掃描二維碼或打開鏈接，查看員工個人資料，並將聯繫方式保存到手機中，而無需手動輸入。

對人力資源部門而言，真正有用的不僅是卡片本身，而是圍繞著卡片的管控。您可以透過一個控制面板建立員工卡片，應用統一的品牌模板，集中更新訊息，並在需要時暫停或移除卡片。正是這種集發放、品牌化、更新和離職管控於一體的功能，使得電子名片通常由人力資源、行政、市場營運或IT部門負責管理，而不是交給每位員工自行管理。

完整的員工電子名片通常包括：

• 姓名、職務和簡短的個人簡介
• 工作電話、電子郵件和辦公室地址
• 點選儲存，點選呼叫選項
• 個人資料照片和公司標誌
• LinkedIn 和其他認可的專業鏈接
• 日曆預訂連結（如有）
• 面向客戶的員工的聯絡資訊交換表或線索收集表組件

對於仍在敲定卡牌內容的團隊，本指南將介紹… 電子名片上應該包含哪些內容？ 可以幫助您決定哪些資訊應該出現在員工卡上，哪些資訊應該保留在外。

實體名片悄悄增加人力資源成本

印刷名片看起來很便宜，但如果你把整個團隊的工作量加起來，你會發現成本很高。每一次晉升、品牌重塑、電話號碼變更、辦公室搬遷或部門調整可能需要重新印刷。據估計，印刷名片的成本將非常高。 88% 的名片 一週內就被丟棄了，所以很多努力都無法轉化為保存的聯絡人。

更大的成本在於控制。紙卡無法更新、追蹤、暫停或召回。當有人離職時，他們的卡片可能仍然在使用，上面印有過時的聯絡資訊和公司品牌標誌。

以下是同一項工作，用兩種方法完成的範例：

人力資源需要什麼	實體卡	數字名片
更新標題或編號	重新列印該批次	只需編輯一次，後續掃描即可顯示新細節。
保持所有人的品牌形像一致。	希望每份訂單都符合品牌準則。	使用一個經批准的品牌模板
知道卡片是否有效	視線受阻	追蹤掃描、位置、設備和互動數據
處理員工離職事宜	卡片會一直流通。	暫停或從儀表板中移除該卡
向200名新進員工發放卡片	設計、訂購、等待和分發	大量創建和共享卡片，速度更快

人力資源團隊如何使用電子名片

大多數人力資源應用情境可以歸結為四項工作：發放員工卡、更新資訊、支援員工社交、維護公司管控。每項工作都以更易於管理的方式取代了緩慢的人工流程。

員工胸牌和卡片上的二維碼： 人力資源團隊可以在員工胸牌、入職卡、印製名片或活動通行證上加上二維碼。掃描二維碼即可開啟員工目前的聯絡人訊息，這樣既能保持卡片的清潔，又能確保卡片資訊始終保持最新。這支援聯絡人共享，但不能取代正式的員工證、門禁卡、安全身份驗證或樓宇門禁系統。

面向客戶職位的社交拓展： 銷售代表、招募人員、行銷人員、顧問和現場團隊經常需要共享聯絡資訊。電子名片可以幫助他們快速分享經過驗證的聯絡訊息，並降低電話號碼輸入錯誤或紙質名片遺失的風險。

獲取銷售線索，而不僅僅是共享聯絡人： 借助用於固定欄位雙向聯絡人共用的聯絡人交換表單，或用於自訂欄位的線索收集表單元件，員工還可以收集對方的詳細資料。這些聯絡人資訊可透過支援的整合或自動化工具，用於客戶關係管理 (CRM) 和後續工作流程。面向客戶的團隊不僅能獲得握手，還能獲得可採取行動的數據。

快速存取員工聯絡人資料： 人力資源團隊可以使用電子名片鏈接，方便員工訪問和分享已獲批准的聯繫方式。這對於招募人員、銷售團隊、區域團隊、領導階層和活動代表都非常有用。電子名片可以支援聯絡方式分享，但不應取代人力資源管理系統 (HRMS)、內部通訊錄、存取控制系統或員工機密資料庫。

為人力資源團隊選擇合適的推廣路徑

合適的部署方案取決於你需要多少張卡片，以及你希望對誰創建或更新卡片擁有多少控制權。 QRCodeChimp 支援多種推廣路徑，許多人力資源團隊會隨著採用率的提高，從小規模試點轉向更大規模的部署。

你的情況	最佳路徑	從哪兒開始
幾次重複練習或一次試播	單獨創建卡片	數字名片
一次性招聘數十或數百人	從電子表格大量創建	大量建立步驟
員工應申請自己的卡片。	基於審批的工作流程	基於審核的卡片
全公司範圍的推廣，涉及IT和安全部門	企業推廣	企業數位名片

完整的逐步設定過程包括大量建立卡片、分發卡片、員工資訊更新請求以及暫停離職員工卡片等操作，請閱讀我們的指南。 在各組織中部署電子名片.

個人創建模式適用於只有一個銷售小組、招募團隊或領導團隊的試點計畫。

當人力資源部門需要一次為多名員工創建員工卡片時，批量創建功能更為理想。它能幫助團隊基於標準化模板和電子表格數據更快地創建員工卡片。許多團隊正是利用這種方式來處理新進員工入職、部門擴張和活動卡。您還可以 與您的團隊共享電子名片 透過連結或二維碼。如果您以後需要更新現有卡片，您可以 大量編輯電子名片 從儀表板。

當員工需要申請自己的員工卡，且無法偏離公司品牌時，審核流程就派上用場了。員工透過表單提交個人訊息，人力資源部門審核申請後，系統會根據您核准的範本產生員工卡。這樣，您無需手動設計每張員工卡，就能有效掌控整個流程。

對於公司範圍內的項目， QRCodeChimp 此平台支援單一登入 (SSO)、Active Directory（Microsoft Entra ID）整合、集中式管理和白標客製化。此外，該平台還通過了 SOC 2 認證，可協助人力資源和 IT 團隊滿足安全和合規性要求。

掌控全域：權限、更新與離職

發放員工卡只是第一步。長遠價值在於確保這些卡片的資訊準確、品牌化，並能長期有效管控。

共享存取此功能（之前稱為「共用編輯存取權限」）可讓員工自行管理卡片，而人力資源部門或管理員則負責集中管理。根據訪問級別，員工或經理可以編輯卡片詳細資訊、查看已收集的聯絡人和回复，或查看分析數據，而無需獲得完整的帳戶訪問權限。

這有助於減少重複的更新請求。例如，員工可以更新獲準的信息，例如電話號碼、個人資料照片或社交鏈接，而公司則保留對帳戶、模板、品牌和推廣的控制權。

對人力資源部門而言，兩項控制優勢最為重要：

更新內容無需重印： 只需更改一次標題、電話號碼、辦公地點或鏈接，之後每次掃描都會顯示更新後的版本。二維碼和網址可以保持不變，因此無需更改印刷材料。

離職控制： 當員工離職時，人力資源部門或管理員可以從控制面板暫停其電子名片，使其個人資料不再處於活動狀態。對於大量建立的名片和透過單一登入 (SSO) 建立的名片，管理員應在不再需要名片時刪除員工記錄。如果與 Active Directory 集成，則當員工從 Active Directory 中登出時，名片會自動刪除。

安全和合規性 人力資源和資訊技術部門應進行檢查

員工名片承載著專業聯絡訊息，因此其背後的平台與設計本身同樣重要。在正式推出電子名片之前，人力資源和IT部門應該檢查平台如何處理存取權限、隱私、安全性和資料控制等問題。

重要的檢查項目包括 GDPR 合規性、SOC 2 認證、基於角色的存取控制、敏感頁面的密碼保護、受控權限，以及如果公司希望卡片位於自己的網域中，則需要進行白標自訂。

QRCodeChimp 支援面向企業的安全和管理功能，適用於更大規模的部署。 數位名片安全和隱私指南 說明部署前需要檢查的內容。

衡量推廣活動是否有效

電子名片為人力資源、銷售和行銷團隊提供了印刷名片無法提供的東西：可見性。

分析儀表板顯示掃描總數、位置資料、設備資料和基於時間的互動洞察。這些報告可協助您了解哪些團隊正在使用他們的卡片，哪些事件或接觸點推動了掃描，以及哪些方面可能需要加強推廣。

對於人力資源部門而言，分析工具可以支援推廣活動的追蹤。對於銷售和招募團隊而言，它可以幫助衡量會議、活動、校園招募和研討會後，線下到線上互動情況的轉變。

人力資源最佳實踐

成功的電子名片推廣需要明確的負責人、統一的範本和簡單的更新流程。這些措施有助於人力資源部門在專案上線後保持其有效性。

• 使用經批准的品牌模板 因此，每張卡片都能始終如一地體現公司的形象。
• 行動優先設計 因為大多數人都會在手機上開通員工卡。
• 決定員工可以更新哪些字段 授予存取權限之前。
• 使用共用存取權限來減少管理工作 同時保持中央監督。
• 將卡片加入入職和離職清單中 因此，發卡和停卡成為員工生命週期的一部分。
• 對於規模較大的團隊，可以使用批次建立功能。 而不是手動創建卡片。
• 在常用接觸點放置二維碼 例如印刷卡片、電子郵件簽名、員工胸牌、活動攤位、入職資料包和招募資料。
• 活動及推廣活動後檢討分析數據 看看員工是否真的在使用他們的員工卡。

入門 QRCodeChimp

QRCodeChimp 為人力資源團隊提供了一個平台，用於創建、建立品牌、控制和衡量員工電子名片，從小規模試點到全公司範圍推廣。

團隊可以單獨建立卡片、大量生成卡片、使用基於批准的工作流程、授予共享存取權限、查看分析數據，並利用企業級功能（例如 SSO、Active Directory 整合、白標、子帳戶和集中管理）進行擴展。

QRCodeChimp 它還支援聯絡人收集和跟進。透過聯絡人交換表單、潛在客戶收集表單元件和 AI 名片掃描器收集的聯絡人資訊會顯示在控制面板的「聯絡人」部分以及使用者的電子名片上。用戶可以從這裡撥打電話、發送電子郵件、發送短信，並添加標籤來組織後續跟進。

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